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Wissenswertes zur Registrierkassenpflicht

Seit 1.1.2016 müssen Sie für Barverkäufe Belege ausstellen, egal ob Sie aufgrund der Umsatzgrenzen auch eine Kasse verwenden müssen. Und seit 1.4.2017 muss die Kasse auch einen Manipulationsschutz integrieren.

Seit 1.1.2016 besteht für die meisten Unternehmen die Verpflichtung, bei Barzahlungen einen Beleg zu erstellen und dem Käufer auszuhändigen. Der Käufer muss diesen entgegennehmen und bis außerhalb des Geschäfts mitnehmen. Das kann in manchen Fällen mit einem handgeschriebene Beleg erfolgen, meistens ist eine Kasse nötig.

Wer braucht wann eine Kasse?

Jeder Unternehmer mit betrieblichen Einkünften (also gewerbliche Betriebe, Ärzte, Therapeuten, Rechtsanwälte, Notare, Land- und Forstwirte, Gastronomie, Apotheken usw.) wenn der Jahresumsatz je Betrieb EUR 15.000 exkl. USt. überschreitet UND die Barumsätze dieses Betriebes EUR 7.500 exkl. USt. im Kalenderjahr überschreiten.

Beide Grenzen müssen überschritten sein, damit Kassenpflicht besteht. Und es gibt Ausnahmen (s. unten). Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung (z.B. Privatzimmervermietung) unterliegen ebenfalls nicht der Kassenpflicht. Durchlaufende Posten müssen nicht in einer Kasse erfasst werden, falls doch, so muss der Beleg, sofern er nur Durchläufer enthält, nicht signiert werden.

Landwirte: Bei Landwirten ist die Sache etwas komplizierter, fragen Sie dazu Ihren Steuerberater. Tendenziell gilt: bei einer Vollpauschalierung werden Sie keine Kasse brauchen, bei einer Teilpauschalierung schon.

Beachten Sie: einen Beleg müssen Sie immer ausstellen, auch wenn Sie aufgrund der Umsatzgrenzen keine Kasse benötigen. Zusätzlich gilt zwar die Registrierkassenpflicht per 1.1.2016, eine Kasse muss man aber erst im viertfolgenden Monat nach der Überschreitung sowohl der Umsatz- als auch der Barumsatzgrenze verwenden. Sinnvoll ist es aufgrund der sonst händischen Belegerteilungspflicht aber, die Kasse schon eher zu verwenden.

2017: Weitere Änderungen!

Seit 1.4.2017 müssen Kassensysteme zusätzlich über einen „Manipulationsschutz“ (über eine „elektronische Signatur“) verfügen, mit dem sichergestellt ist, dass Belege im Nachhinein nicht verändert werden können. Das wird in etwa so erfolgen: auf jedem Beleg wird ein Code angedruckt, der mit einer Signatur verschlüsselt ist, die Belegdaten des aktuellen Beleges und einige Daten des vorherigen Beleges enthält. Somit lassen sich vom Finanzamt mit einem einzigen Beleg sämtliche Belege davor zurückverfolgen. Dieser Manipulationsschutz ist grundlegend vom Gesetz her schon definiert, es gibt aber noch das eine oder andere Unbekannte. Deshalb liegen Sie mit unseren Computerkassen, die jederzeit an neue Anforderungen oder neue gesetzliche Vorgaben mit einem einfachen Update angepasst werden können, auf der sicheren Seite. Sie bekommen von uns ein Zertifikat, dass unsere Kassen auch über 2017 hinaus verwendbar sein werden. 2017 müssen Sie sich dann für die Kassen eine elektronische Signatur beschaffen und diese beim Finanzamt über FinanzOnline anmelden. Dabei helfen wir Ihnen gerne. Gleichzeitig muss die Kassensoftware dann auch für diese Signatur upgedatet werden.

TIPP: Wenn Sie ein Angebot eingeholt haben, fragen Sie nach, ob diese Kasse auch ab 2017 eingesetzt werden kann. Vorsicht ist geboten bei günstigen Kassen - oft fehlt die Möglichkeit, diese für 2017 aufzurüsten.

Ausnahme: Umsätze im Freien

Unter „Umsätze im Freien“ fallen Umsätze von Haus zu Haus, auf öffentlichen Wegen, Straßen, Plätzen oder anderen öffentlichen Orten oder „freie Stände“ in großen, fest umschlossenen Räumlichkeiten (z.B. Einkaufszentren, Bahnhofshallen usw.), sofern sie nicht in Verbindung mit fest umschlossenen, dem Unternehmen klar zuordenbaren Räumlichkeiten ausgeführt werden. Weiters gilt dies für Umsätze in unmittelbarem Zusammenhang mit Hütten (z.B. Alm-, Berg-, Schi- und Schutzhütten) sowie Buschenschanken, wenn der Betrieb nicht mehr als 14 Tage im Jahr geöffnet ist und für Kantinen von gemeinnützigen Vereinen, die nicht mehr als 52 Tage im Kalenderjahr betrieben werden. Hier gilt eine Umsatzgrenze von EUR 30.000 pro Kalenderjahr und pro Abgabepflichtigem, die Barumsatzgrenze bleibt bei EUR 7.500 exkl. USt. Mobile Berufe fallen NICHT unter diese Regelung.

Erleichterungen gibt es bei der Registrierkassenpflicht für:

Vereinsfeste brauchen keine Kasse und keine Belege ausstellen, wenn sie max. 72 Stunden pro Jahr dauern, die Organisation/Verpflegung durch Mitglieder/Angehörige erfolgt und Musiker/Künstler max. EUR 1.000 pro Stunde kosten. Für Parteien gibt es Sonderregelungen, fragen Sie Ihren Steuerberater. Warenausgabe- und Dienstleistungsautomaten sowie Warenentnahmen in Selbstbedienung brauchen bis 20 EUR ebenfalls keinen Beleg erstellen. Und schlussendlich sind Webshops von der Registrierkassenpflicht ausgenommen.

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